“We kunnen de factuur niet in behandeling nemen”

Het komt nogal eens voor dat ik een mail met een soortgelijke boodschap krijg van een opdrachtgever. Vooraf vraag ik altijd of ik specifieke zaken op de factuur moet zetten. Het gaat dan vaak om een inkoop- of referentienummer. Vervolgens sturen we de factuur.

Een week of wat later krijg ik soms een mail terug waarin staat dat de factuur niet in behandeling wordt genomen, omdat die niet voldoet aan de “voorwaarden” van de opdrachtgever. Er is dan vaak een bijlage mee gestuurd met de genoemde voorwaarden.

Waarom krijg ik die nu pas, denk ik dan? Als ik ze vervolgens doorneem dan denk ik dat ik bij het ministerie van regels en procedures ben beland.. Het is geen vraag of je de factuur wilt aanpassen, het is een eis. Heb niet het lef om het anders te doen, want anders kan je naar je geld fluiten.

Even voor duidelijkheid: geld waar je recht op hebt, waar je voor gewerkt hebt (vaak inmiddels al even gleden) en dat je bij 90% van de organisaties “gewoon” krijgt als je een factuur verstuurt die aan de wettelijke eisen voldoet.

Waarom al die heisa? Is dat wellicht omdat deze organisaties het intern niet helemaal op orde hebben? Dat ze bij een mogelijke controle “gedekt” zijn omdat ze de procedures hebben gevolgd? Of is het een combinatie?

Als ik vraag waarom deze regels er zijn dan krijg ik vrijwel nooit een duidelijk antwoord: “we doen het altijd zo”, “voor als het mis gaat”, “zo werken wij”.

Zouden de verantwoordelijken wel eens berekend hebben wat deze zaken aan tijd kosten binnen hun eigen organisatie? En daarmee wat het aan geld kost. Ik ben bang dat Houden van Klanten niet de enige leverancier (ik spreek liever van partner) is, die de factuur terugkrijgt omdat het anders moet. En naast tijd en geld denk ik dat dit niet echt bevorderlijk is voor het werkplezier.

Vaak hoor ik Klanten intern klagen over dergelijke procedures. Ik heb er gelukkig eenmalig “last” van bij een factuur. Zij hebben er dagelijks mee te maken. Zij “moeten” dagelijks aan allerlei regels en procedures voldoen. Zaken die hun de nodige tijd kosten en niet bijdragen aan enthousiasme.

Natuurlijk snap ik dat er regels en procedures zijn. Ik ben daar ook helemaal niet op tegen. Het zorgt voor duidelijkheid en tijdwinst als je ze op een goede manier inzet. Maar wees wel kritisch op de hoeveelheid procedures en de redenen waarom je ze gebruikt. Loop daarom minimaal twee keer per jaar door de procedures en vraag je af of ze nodig zijn. En zo ja, hoeveel invloed het heeft op werkplezier.

Mijn advies: vraag eens aan collega’s welke procedure(s) afgeschaft kunnen worden. Je zal zien dat dit een positief effect heeft op de werksfeer als er daadwerkelijk een aantal wordt afgeschaft. Dat er bovendien tijd vrijkomt en dat het niet of nauwelijks invloed heeft op “fouten” in de organisatie.

Veel succes en plezier!

Blogs

Ontvang de inspiratiebrief vol met ideeën om te Verleuken en Klanthousiast aan het werk te gaan.

Naam